Privacybeleid

Scouting Wiawaha Velsen-Zuid verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag
duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van
persoonsgegevens door Scouting Wiawaha Velsen-Zuid via ledenadministratiesysteem Scouts
Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt schriftelijk, na het invoeren van de gegevens in Scouts Online
wordt het papieren formulier vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op
www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Wiawaha Velsen-Zuid hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een
ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor
activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp,
noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid
van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt
gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit worden ingevuld door
de ouders/verzorgers. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de
betreffende speltak als genoemd op het formulier. De gegevens worden na afloop van de activiteit
vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van
bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals
allergieën of medicijngebruik. Scouting Wiawaha Velsen-Zuid mag deze ‘bijzondere
persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het
belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste
informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Whatsapp Groep
Binnen de speltakken wordt er gebruik gemaakt van een WhatsApp groep dit is geen verplichting en
u kunt zich op elk moment hiervoor afmelden. De leiding zal er zorg voor dragen dat u ook zonder
aanmelding op de hoogte blijft van de voor u essentiële informatie.

Registratie via website
Voor bepaalde (groeps)activiteiten wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier op de
website van Scouting Wiawaha. De gegevens worden via een webformulier naar de leiding mailbox
doorgestuurd. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd. De leiding zal er zorg
voor dragen dat deze informatie na afloop van de activiteit vernietigd wordt.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een digitale lijst met namen, adresgegevens en
telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de
jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de
betreffende speltak.

Online media
Scouting Wiawaha Velsen-Zuid stuurt af en toe mails met relevante informatie of hulpverzoeken
naar de ouders. Er is mogelijkheid voor een opt-out.

Beeldmateriaal
Scouting Wiawaha Velsen-Zuid maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de
promotie van Scouting Wiawaha Velsen-Zuid en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt
expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid.
Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Wiawaha Velsen-Zuid is terug te vinden via www.wiawaha.nl en op
te vragen via het secretariaat op info@wiawaha.nl.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het
‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na
melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden
worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR)
reageert Scouting Wiawaha Velsen-Zuid binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient
schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat info@wiawaha.nl. Conform het privacybeleid
van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting
Nederland in behandeling genomen.